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Neue Pflichten zur Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers einer juristischen Person

Hintergrund
Die vierte Richtlinie (EU) zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (2015/849) verpflichtet die Mitgliedstaaten dazu, ein Register zu führen, in dem die Angaben der wirtschaftlichen Eigentümer der in ihrem Gebiet eingetragenen Gesellschaften vorgehalten werden. Spanien hat die Richtlinie bislang trotz der zum 26.07.2017 abgelaufenen Frist nicht vollständig umgesetzt.

Vorläufige Umsetzung
Der Justizminister hat nun versucht, die Richtlinie zumindest zum Teil umzusetzen. Der Ministerialerlass wurde um ein neues Formular ergänzt, mit dem die Gesellschaften ihren wirtschaftlichen Eigentümer angeben müssen. Betroffen sind alle zur Hinterlegung der Abschlüsse verpflichteten Gesellschaften. Die Anforderungen an die Angaben zum wirtschaftlichen Eigentümer unterscheiden sich, je nachdem, ob die Kontrolle indirekt oder direkt erfolgt. Das Formular muss in den Folgejahren nur dann erneut abgegeben werden, wenn sich an den Umständen etwas geändert hat.

Offene Fragen
Nach der EU-VO haben die Mitgliedstaaten sicherzustellen, dass die zuständigen Behörden sowie Personen oder Organisationen mit einem berechtigten Interesse Einsicht in das Register nehmen können. Der Ministerialerlass verweist aber nur darauf, dass die Offenlegung nach Maßgabe der Richtlinie erfolge, ohne die Einsichtsmöglichkeiten selbst sicherzustellen. Demzufolge müssten die Einsichtsrechte nach spanischem Recht jedermann – auch ohne berechtigtes Interesse – zustehen und auch nicht die in der Richtlinie genannte Möglichkeit der Beschränkung des Einsichtsrechts bestehen. Es bleibt daher abzuwarten, ob die Handelsregister auch auf einfache Anfrage hin die persönlichen Daten der wirtschaftlichen Eigentümer mitteilen, das Formular weiterleiten werden oder die Daten derart aufbereiten, dass zB eine konkrete Namensrecherche möglich wäre. Zudem ergeben sich folgende Problemstellungen:

  • Die Auskunftspflicht trifft formell die Geschäftsführer. Diese haben aber in komplexen Gesellschaftsstrukturen nur einen Überblick über die Gesellschaften, denen sie unmittelbar angehören.
  • Welche Sanktionen bei Verletzung der Auskunftspflicht drohen ist bislang nicht geregelt. Es ist derzeit damit zu rechnen, dass die Handelsregister die Hinterlegung von Jahresabschlüssen ohne ordnungsgemäße Abgabe des Auskunftsformulars nicht gestatten. Dies wird mit Bußgeldern zwischen EUR 1.200,00 und EUR 300.000,00 sanktioniert. Zudem kann bis zur Abgabe einer ordentlichen Erklärung jede Eintragung in das Handelsregister verwehrt werden („Registersperre“).
  • Es ist unklar, auf welchen Zeitpunkt sich die Auskunftspflicht bezieht (Ende des Geschäftsjahres oder Hinterlegung des Abschlusses). Da die Richtlinie festlegt, dass die Informationen aktuell sein müssen, ist von Letzterem auszugehen.

Handlungsempfehlung
Obgleich viele Fragen derzeit offen sind, gilt die Identifizierungspflicht bereits für die Hinterlegung der Abschlüsse der seit 01.01.2017 begonnen Geschäftsjahre. Die Frist beträgt sieben Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres. Daher ist Geschäftsführern spanischer Gesellschaften dringend anzuraten, die notwendigen Informationen einzuholen, um ihrer Pflicht zur Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers nachkommen zu können.

Autoren: Fernando Lozano & Carlos Fernández