NOTARIELLE BEURKUNDUNG VON GESELLSCHAFTERBESCHLÜSSEN IN ZEITEN VON COVID-19

Die von der spanischen Regierung beschlossenen außerordentlichen Maßnahmen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandämie nehmen erheblichen Einfluss auf die Durchführung und Beurkundung von Beschlussfassungen in Wirtschaftsunternehmen, sei es solche, die im Rahmen einer Gesellschafterversammlung oder aber in Versammlungen der Geschäftsführung getroffen werden. Während der anhaltenden Notstandssituation sind bei der Beurkundung von Beschlüssen die folgenden Sonderheiten zu beachten.

1. VERFÜGBARKEIT DER NOTARE

Die Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentlichen Glauben hat in Abstimmung mit dem Generalrat für Notare am 15. März eine Anweisung zum Ergreifen von Maßnahmen veröffentlicht, welche die Bereitstellung des notariellen öffentlichen Dienstes während der Notstandssituation gewährleistet.

Grundsätzlich können nach dieser Anweisung Beurkundungen von Gesellschafterbeschlüssen oder Beschlüssen der Geschäftsführung während der anhaltenden Notstandssituation nur in nachweislich dringenden Fällen abgehalten werden. Ein Dringlichkeitsfall ist dann anzunehmen, wenn a) ein Fristablauf droht oder b) durch die Beurkundung schwerwiegende und irreparable Vermögensschäden abgewandt werden können.

2. BEURKUNDUNGEN

Sofern eine Gesellschaft Beschlüsse beurkunden lassen will, sind die in der genannten Anweisung vorgegebenen Schritte zu beachten. Die Gesellschaft muss das Notariat per Telefon oder E-Mail kontaktieren, wobei das Bestehen eines Dringlichkeitsgrundes darzulegen ist. Die Beurteilung, ob der angegebene Grund ausreichend ist, hat der Notar selbst vorzunehmen. Der Dringlichkeitsgrund muss schriftlich festgehalten werden. Liegt ein solcher vor, kann ein Beurkundungstermin im Notariat durchgeführt werden.

3. TEILNAHME DES NOTAR AN GESELLSCHAFTERVERSAMMLUNG

Sofern eine Gesellschaft während der Notstandssituation eine Gesellschafterversammlung abhalten muss oder will und eine Teilnahme des Notars an der Gesellschafterversammlung wünscht, hat sie dem Notar ein entsprechendes Ersuchen zu übermitteln. Grundsätzlich ist es auch während der anhaltenden Notstandssituation möglich, die Teilnahme eines Notars zur Erstellung eines notariellen Sitzungsprotokolls zu beantragen. Der Notar kann an der Sitzung mittels eines Fernkommunikationsmittels in Echtzeit teilnehmen, wie z.B. per Videokonferenz.

4. ERTEILUNG UND WIDERRUF VON VOLLMACHTEN

Um handelsrechtliche Vollmachten zu erteilen oder zu widerrufen, besteht bereits seit in Kraft treten des Gesetzes 14/2013 vom 27. September 2013 die Möglichkeit, diese Handlungen auf elektronischem Wege durchzuführen. Die Geschäftsführer sowie Vollmachtnehmer mit entsprechenden Befugnissen können Vollmachten erteilen oder widerrufen, sofern sie über eine digitale Unterschrift verfügen. Die Eintragung der Vollmacht bzw. ihr Widerruf im Handelsregister erfolgt ebenfalls online unter Verwendung der digitalen Signatur.

5. ELEKTRONISCHE BEURKUNDUNG VON POLICEN

Nach einem Beschluss des Generalrats für Notare können Notare Policen zur Unternehmensfinanzierung auf elektronischem Wege beurkunden. Unternehmen können mit einem Notariat über Fernkommunikationsmittel Kontakt aufnehmen und sich bezüglich der Erteilung solcher Policen beraten lassen bzw. diese unterzeichnen.

6. EINTRAGUNGEN IM HANDELSREGISTER

Die Handelsregister bleiben während der Notstandssituation zwar geöffnet, wenden aber die für die Sommermonate geltenden Sonderöffnungszeiten an. Der Publikumsverkehr beschränkt sich auf die Abholung von Unterlagen. Die Einreichung von Unterlagen ist während dieser Zeit nur postalisch oder auf telematischem Wege möglich. Ferner müssen bestimmte Registerinformationen, wie etwa Handelsregisterauszüge online beantragt werden. Sämtliche Fristen, einschließlich der Frist zur Eintragung von Gesellschafterbeschlüssen, der Frist zur Löschung von Umständen im Handelsregister und die Ablauffrist der Bescheinigung über reservierte Gesellschaftsnamen sind während der Notstandssituation ausgesetzt. Gleichfalls wurde die Frist zur Beglaubigung der Gesellschaftsbücher im Handelsregister ausgesetzt und endet 4 Monate nach Aufhebung der Notstandssituation und ggfls. einer ihrer Verlängerungen.