Requisitos para ejercer el cargo de administrador en una sociedad española

Cuando una compañía constituye una sociedad filial en España, es de especial importancia la decisión de quiénes han de ser las personas que ocupen su órgano de administración. ¿Qué requisitos deben cumplir y qué factores han de tenerse en cuenta?

El cargo de administrador de una sociedad española pueden ocuparlo personas físicas o jurídicas; en este segundo caso, deberán designar a una única persona física que la represente en el ejercicio del cargo y que -salvo en caso de concurso de acreedores- asumirá la misma responsabilidad que el administrador. No es necesario que tengan la nacionalidad española, ni siquiera la de un país de la Unión Europea, y pueden ser o no residentes en España.

Todos los administradores de una sociedad española deben disponer de un número de identificación fiscal (NIF) asignado por la Administración española; también deben solicitarlo los administradores de su sociedad matriz, o al menos uno de ellos en caso de tener facultad de representación solidaria. En el caso de las personas físicas extranjeras será su NIE (Número de Identificación de Extranjero), que expide la Policía directamente (para lo que el solicitante deberá acudir personalmente u otorgar un poder notarial) o a través de las Embajadas y Consulados de España. En los últimos meses, las demoras para la obtención del NIE han aumentado considerablemente, por lo que es posible sustituirlo provisionalmente por un NIF expedido por la Agencia Tributaria o directamente por el notario ante el que haya de constituirse la sociedad. El NIE deberá entonces obtenerse en el plazo de tres meses, tras los cuales caduca el NIF provisional.

A la hora de elegir administrador para la sociedad española, un factor a tener en cuenta es que la persona escogida esté habitualmente presente en España o que, al menos, pueda desplazarse con facilidad cuando sea necesaria su firma. Todavía hoy, las gestiones más importantes, especialmente en la fase de constitución e inicio de actividad (firma de escrituras notariales, apertura de cuenta bancaria, obtención del certificado digital) requieren la presencia física del administrador, que sólo en ciertos casos puede suplirse con un poder notarial que, en caso de otorgarse fuera de España, habrá de traducirse y apostillarse. Debe tenerse presente que el cargo de administrador no es meramente honorífico, sino que en interés de la sociedad debe estar ocupado por quien esté en disposición de ejercerlo con agilidad y eficiencia.

Autor: Carlos Fernández