Pago de dietas y gastos de viaje

En el día a día de la vida laboral, es habitual que los empleados adelanten gastos de viaje para su empresa. El reembolso correcto de estas partidas causa a muchas empresas grandes problemas y el modo de proceder correcto es muy complejo en detalle. A continuación, presentamos las pautas esenciales, sin que ello sustituya a una evaluación concreta del caso individual.

Como norma general, todos los gastos de viaje pagados por los trabajadores deben reflejarse en nómina. En función del gasto que sea, tendrán un tratamiento diferente a efectos de tributación (en particular, retención de IRPF del empleado) o cotización. La práctica de que los empleados paguen con su dinero y luego la empresa se lo retorne (vía caja) es frecuente, pero irregular.

Se aconseja a las empresas, para evitar en la medida de lo posible dicha carga burocrática, pagar directamente los gastos de viaje, bien abonando directamente las reservas, como en el caso de los hoteles, o bien facilitando a los empleados tarjetas de empresa. Estos gastos irán justificados con un ticket de compra o con una factura y se contabilizarán como gastos de viaje propios de la actividad.

De entre los gastos de viaje debe distinguirse entre aquellos que son reembolsables y los que no se deben reembolsar, lo que determina su tratamiento fiscal y en materia de seguridad social:

• Reembolso de cantidades adelantadas por el empleado:
  los gastos de viaje en los que incurra el empleado por cuenta de la empresa son conceptos no salariales y, por tanto, no sujetos a fiscalidad ni cotización, que deben reembolsarle al empleado sin límite económico alguno, previa presentación de los tickets o facturas, a través de la nómina. La empresa debe poder probar documentalmente que el gasto ha sido efectivamente adelantado por el trabajador y que se trata de un gasto puramente profesional.
• Cantidades no reembolsables:
  las cantidades a tanto alzado pagadas al empleado que se desplaza o viaja para la empresa en concepto de gastos de manutención están exentas de tributación y de cotización a la Seguridad Social hasta ciertos importes, si el desplazamiento se efectúa a un municipio distinto del lugar de trabajo y residencia habitual del empleado. Otro tanto se aplica al kilometraje pagado al empleado que se desplaza con su propio vehículo. Los gastos de manutención exentos varían en función de si hay pernocta y de si el viaje se realiza dentro o fuera de España (véase el siguiente cuadro). Los excesos sobre dichos importes están sujetos a tributación y cotización. Debe justificarse siempre el desplazamiento.

(1) Para el personal de vuelo los importes exentos son otros.

Ejemplo:

Un empleado, que reside y trabaja en Barcelona, es enviado por su empleador a visitar un cliente en Madrid (incluyendo la estancia en un hotel). Conduce con su coche a Madrid por la tarde y de camino come en un área de descanso (con recibo). La empresa había pagado directamente el hotel (se emite una factura con los datos de la empresa). El empleado paga el parking en efectivo en la máquina expendedora (con ticket). Al mediodía del día siguiente, tras la cita con el cliente, conduce de vuelta a Valencia y reposta poco antes de llegar.

Se reflejarán varios conceptos en la próxima nómina:

• Los gastos del parking 1:1 como gastos de viaje reembolsables, no sujetos a tributación ni cotización.
• Kilometraje exento de tributación y cotización hasta 0,26 €/km. Si el empresario paga, por ejemplo, 0,31 euros/kilómetro, 0,05 euros/kilómetro están sujetos a tributación y cotización.
• Los gastos de hotel no se reembolsan, ya que los paga directamente la empresa.
• Gastos de manutención exentos libres de tributación y cotización hasta 80,01 euros (1*53,34 euros por la pernocta el primer día + 1*26,67 euros por el segundo día). Si el empresario paga, por ejemplo, 100,00 euros, 19,99 euros están sujetos a tributación y cotización.
• La comida en el área de descanso está cubierta por la dieta pagada, por lo que no hay reembolso adicional.
• Como alternativa a la dieta a tanto alzado, el empresario puede reembolsar todos los gastos de comida (hasta el importe de las directrices internas de la empresa), previa presentación de los correspondientes tickets o facturas.
• Si el trabajador se hubiera desplazado en coche de empresa, no recibiría un pago por kilometraje, sino el reembolso de los gastos de gasolina que hubiera adelantado (en este caso, debería emitirse la factura con los datos de la empresa, para que ésta se los pueda deducir y aprovechar el IVA soportado).
• Todos los importes abonados al trabajador (dietas de manutención y/o por kilómetro) o reembolsados (otros gastos de viaje) deben figurar en la nómina.