Erstattung von Reisekosten an Arbeitnehmern

Im Arbeitsalltag kommt es regelmäßig und häufig vor, dass Arbeitnehmer Reisekosten für ihren Arbeitgeber vorstrecken müssen. Die korrekte Erstattung dieser Posten verursacht dabei vielen Unternehmen große Probleme und ist im Detail sehr komplex. Nachfolgend stellen wir Ihnen die wesentlichen Richtlinien vor, ohne dass dies eine konkrete Bewertung des Einzelfalls ersetzen kann.

Grundsätzlich gilt, dass die Erstattung aller von Arbeitnehmern vorgestreckten Reisekosten in der jeweiligen monatlichen Lohnabrechnung („nómina“) berücksichtigt werden muss. Je nachdem, um welche Art von Auslage es sich dabei handelt, wird sie steuer- bzw. sozialversicherungsrechtlich unterschiedlich behandelt. Es ist zwar weit verbreitet, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern auslagen „bar“ zurückerstatten, dabei handelt es sich jedoch um eine rechtswidrige Praxis.

Deshalb ist der wichtigste Ratschlag an Arbeitgeber, diesen bürokratischen Aufwand nach Möglichkeit zu vermeiden, indem das Unternehmen die Auslagen direkt selbst bezahlt, sei es über Direktbuchungen von bspw. Hotelaufenthalten oder indem den Arbeitnehmern Firmenkreditkarten zur Verfügung gestellt werden. Diese so durch den Arbeitgeber gezahlten Auslagen müssen dann lediglich mit einem Ticket oder einer Rechnung nachgewiesen und als Betriebsausgabe verbucht werden.

Bei den Reisekosten muss zwischen erstattungsfähigen und nicht erstattungsfähigen Kosten unterschieden werden, was ihre steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung bestimmt:

• Erstattungsfähige Reisekosten:
  Von Arbeitnehmern für ihren Arbeitgeber im Rahmen einer Dienstreise vorgestreckte Reisekosten sind ein sogenannter Nicht-Lohn-Posten auf der Gehaltsabrechnung und daher weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig. Diese Beträge werden dem Arbeitnehmer gegen Vorlage der Tickets bzw. Rechnungen vom Arbeitgeber über die Gehaltsabrechnung ohne Höchstgrenze erstattet. Der Arbeitgeber muss insoweit nachweisen können, dass die Reisekosten tatsächlich vom Arbeitnehmer vorgestreckt wurden und rein beruflich veranlasst wurden.

• Nicht erstattungsfähige Beträge:

• Verpflegungspauschalen, die an Arbeitnehmer gezahlt werden, sind bis zu bestimmten Höchstbeträgen steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie zu einer anderen Gemeinde als dem üblichen Tätigkeits- und Wohnort reisen. Das Gleiche gilt für Kilometerpauschalen bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs. Die Freibeträge für Verpflegung variieren je nachdem, ob eine Übernachtung erfolgt und ob die Reise innerhalb oder außerhalb Spaniens stattfindet (siehe Tabelle unten). Beträge, die diese Grenzen überschreiten, sind steuer- und sozialversicherungspflichtig. Im Falle einer Prüfung durch die Arbeitsinspektion muss die Reise belegt werden können.

(1) Für Flugpersonal gelten andere Beträge.

Beispiel:

Arbeitnehmer, Wohnhaft und mit Arbeitsplatz in Barcelona, wird von seinem Arbeitgeber zu einem Kunden nach Madrid geschickt (inkl. Übernachtung in einem Hotel). Er fährt mit seinem Auto am Nachmittag nach Madrid, unterwegs isst er an einer Raststätte (Kassenbon vorhanden). Das Hotel zahlt der Arbeitgeber direkt (Rechnung wird mit den Arbeitgeberdaten ausgestellt). Den Parkplatz zahlt er am Parkautomat bar (Ticket liegt vor). Am nächsten Mittag fährt er nach dem Termin beim Kunden zurück nach Valencia und tankt kurz vor der Ankunft.

Der Arbeitnehmer erhält nun in seiner nächsten Gehaltsabrechnung verschiedene Posten zurückerstattet:

• Parkgebühren 1:1 als erstattungsfähige Reisekosten, weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig.
• Kilometerpauschale steuer- und sozialversicherungsfrei bis 0,26 € / km. Zahlt der Arbeitgeber bspw. 0,31 € / km., so sind 0,05 € / km. steuer- und sozialversicherungspflichtig.
• Hotelkosten werden nicht erstattet, da direkt vom Arbeitgeber bezahlt.
• Verpflegungspauschale steuer- und sozialversicherungsfrei bis 80,01 € (1*53,34€ aufgrund der Übernachtung am 1. Tag + 1*26,67 € für den 2. Tag). Zahlt der Arbeitgeber bspw. 100,00 €, so sind 19,99 € steuer- und sozialversicherungspflichtig.
• Das Essen an der Raststätte ist durch die Verpflegungspauschale abgegolten, insoweit findet keine zusätzliche Erstattung statt.
• Alternativ zur Verpflegungspauschale kann der Arbeitgeber sämtliche Verpflegungskosten (in Höhe der unternehmensinternen Richtlinien) gegen Vorlage der entsprechenden Tickets oder Rechnungen zurückerstatten.
• Wäre der Arbeitnehmer mit einem Dienstwagen gefahren, so würde er keine Kilometerpauschale erhalten, sondern vielmehr eine Rückerstattung der von ihm vorgestreckten Benzinkosten (in diesem Fall müsste die Rechnung mit den Arbeitgeberdaten ausgestellt werden).
• Sämtliche Beträge, die dem Arbeitnehmer gezahlt (Verpflegungs- und/oder Kilometerpauschalen) oder zurückerstattet (sonstige Reisekosten) werden, müssen in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden.