Homeoffice aus Spanien

Rechtliche und steuerliche Grundlagen

1. Einleitung

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet voran, die Coronakrise hat diese Entwicklung zuletzt erheblich beschleunigt. Immer mehr Angestellte und Selbstständige haben dadurch die Möglichkeit, ihrer Arbeit von zu Hause oder beinah jedem beliebigen Ort nachzugehen.

Da es so vielfach für die Arbeit unwichtig wird, wo man sich physisch aufhält, entscheiden sich immer mehr Angestellte dafür, ihren Arbeitsplatz in sonnige Gefilde zu verlagern. Spanien ist seit langer Zeit aufgrund seiner hervorragenden Lebensqualität ein Ort, von dem aus viele Arbeitnehmer und Unternehmer ihr Homeoffice erledigen.

Wer mit diesem Gedanken spielt, hat verschiedene rechtliche und steuerliche Aspekte zu berücksichtigen, die die Verlegung des Wohnorts und das Arbeiten im Homeoffice aus Spanien mit sich bringen. Die vorliegende Informationsbroschüre möchte Sie über die wesentlichen Rahmenbedingungen informieren und so helfen, dass Sie Ihren Traum vom Homeoffice in Spanien realisieren können.

Dabei sollen hier nur die wesentlichen Themengebiete angerissen und ein erster Überblick gegeben werden. Die Informationen zu den einzelnen Punkten sind zusammengefasst und stark vereinfacht, weshalb diese Broschüre keine grundlegende Beratung zum konkreten Einzelfall ersetzen kann. Zunächst wird Ihnen ein Überblick über melderechtliche Fragen der Residenz gegeben, im Anschluss werden die wesentlichen steuerlichen Grundsätze erläutert. Neben einer kurzen Darstellung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen finden zudem einzelne handelsrechtliche Aspekte Berücksichtigung.

2. Welche verwaltungsrechtlichen Aspekte sind Voraussetzung?

a) Die Ausländer-Identifikationsnummer NIE

Personen, die aufgrund ihrer wirtschaftlichen, beruflichen oder sozialen Interessen mit Spanien verbunden sind, benötigen eine NIE (Número de Identidad de Extranjero). Die NIE ist eine persönliche, einmalige und exklusive, fortlaufende Identifikationsnummer und dient auch als Steueridentifikationsnummer (NIF), sobald sie dem spanischen Finanzamt mitgeteilt wird. Sie wird grundsätzlich dauerhaft (ein Leben lang) zugewiesen.

Die Ausstellung erfolgt von der Generaldirektion der Polizei in Spanien, vorausgesetzt, Sie befinden sich als Ausländer regulär in Spanien. Bei der Antragstellung müssen Sie zudem die Gründe mitteilen, warum die Nummer beantragt wird (z.B. weil Sie ein Gewerbe registrieren möchten). Die NIE kann auch von einem Vertreter mit notarieller Vollmacht beantragt werden. Im Ausland sind auch die spanischen Botschaften und Konsulate zur Annahme von NIE-Anträgen befugt. In jedem Fall ist es notwendig, einen Termin zur Beantragung mit einigem zeitlichen Vorlauf zu beantragen (teilweise haben die Behörden wochenlange Vorlaufzeiten).

b) Register für Unionsbürger

EU-Bürger und ihre Familienangehörige, sofern diese mit Ihnen verziehen oder Ihnen nachziehen benötigen dank der EU-Freizügigkeit kein Aufenthalts- oder Arbeitsvisum in Spanien. Sie müssen sich lediglich im Register für Unionsbürger eintragen lassen und erhalten dabei eine Aufenthaltskarte (tarjeta de residencia comunitaria, Gemeinschaftskarte). Geschieht dies nicht, können Bußgelder gegen Sie verhängt werden. Sollten Sie noch über keine NIE verfügen, wird Ihnen diese bei der Registrierung zugewiesen.

Der Antrag hierfür muss innerhalb von 3 Monaten nach der Einreise nach Spanien bei der Ausländerbehörde der spanischen Provinz gestellt werden, in der Sie beabsichtigen sich aufzuhalten oder niederzulassen (sollte es dort keine Stelle der Behörde geben, ersatzweise bei der entsprechenden Polizeidienststelle).

Die Aufenthaltskarte ist fünf Jahren ab Ausstellungsdatum gültig bzw. für den beantragten Zeitraum, sollte dieser weniger als fünf Jahre betragen. Nach den fünf Jahren kann ein Atrag auf Anerkennung eines permantenen Aufenthaltsrechts gestellt werden.

c) Aufenthalt- und Arbeitsgenehmigungen für Nicht-EU-Bürger

Die EU-Regelung gilt auch für Bürger, deren Heimatland Mitglied des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz sind. Alle anderen Ausländer benötigen eine Aufenthalts- und gegebenenfalls eine Arbeitserlaubnis in Spanien. In diesem Bereich sind zudem verschiedene Sondergesetzgebungen und internationale Abkommen zu berücksichtigen. So gibt es bspw. Sonderbedingungen für hochqualifizierte Fachkräfte, innerbetrieblich versetzte Mitarbeiter, Forscher und Lehrer, die von Universitäten, Fachhochschulen und Forschungseinrichtungen oder Business-Schulen in Spanien eingestellt werden.

Sobald diese vorliegt, können Sie ein Visum beantragen, das die Einreise nach Spanien ermöglicht. Der Aufenthalt in Spanien kann vorübergehend oder dauerhaft sein.

Die Erlangung einer Arbeitsgenehmigung in Spanien ist komplex. Eine detaillierte Aufstellung würde den Rahmen dieser Broschüre sprengen. An dieser Stelle sei nur darauf hingewiesen, dass es unterschiedliche Genehmigungen gibt, je nachdem ob Sie angestellt oder selbstständig arbeiten möchten. Innerhalb dieser Obergruppen gibt es dann verschiedene Unterkategorien der benötigten Genehmigung. Je nach konkreter Art können diese eine Dauer von bis zu 5 Jahren haben.

3. Welche steuerrechtlichen Grundlagen sind zu berücksichtigen?

a) Wann ist eine natürliche Person in Spanien steuerpflichtig?

Nach spanischem Recht ist eine natürliche Person in Spanien steuerpflichtig, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Bei einem Aufenthalt während eines Kalenderjahres von mehr als 183 Tagen in Spanien. Zeitweise Auslandsaufenthalte werden dabei grundsätzlich nicht herausgerechnet, es sei denn der Steuerpflichtige kann seinen Steuersitz in einem anderen Land belegen.
• Wenn das Zentrum oder der Schwerpunkt der wirtschaftlichen Interessen oder Aktivitäten direkt oder indirekt in Spanien liegt.
• Es wird vermutet, dass der Steuerpflichtige seinen Steuersitz in Spanien hat, wenn dessen nicht getrennt lebende Ehepartnerin oder seine minderjährigen und von ihm abhängigen Kinder dort ihren gewöhnlicher Aufenthalt haben (nach den beiden oben genannten Kriterien)

Nach spanischem Recht kann eine natürliche Person ihren Steuersitz in einem Kalenderjahr, -vom 1. Januar bis zum 31. Dezember- stets nur in einem Land haben. Sollte ein anderes Land den Steuerpflichten ebenfalls als in seinem Land steuerpflichtig betrachten, kommen die so genannten Tie-Breaker-Rules aus dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen zur Anwendung.

b) Steuerliche Verpflichtungen für in Spanien steuerpflichtige Personen

Als in Spanien steuerpflichtige Person haben Sie folgende Steuern zu entrichten:

aa) Einkommensteuer

Der relevante Bezugspunkt bei der Einkommensteuer sind die durch den Steuerpflichtigen erzielten Einkünften. Dabei sind folgende Einkommensquellen zu berücksichtigen:

• Einnahmen aus Arbeitsleistungen (einschließlich der Ruhegehälter und Pensionen sowie der als Arbeitslosengeld bezogenen Beträge)
• Erträge aus Kapital (Zinsen u.ä.)
• Einkünfte aus wirtschaftlichen Aktivitäten
• Vermögensgewinne und Verluste und
• Bestimmte aufgrund von Immobilieneigentum hinzuzurechnende Erträge.

Die Einkommensteuer kann einzeln oder gemeinsam veranlagt werden, wobei letztere Option nur möglich ist, wenn beide Ehepartner in Spanien steuerlich ansässig sind (die Zusammenveranlagung ist zudem nur dann interessant, wenn einer der Ehepartner ein geringeres Einkommen als 3.400 Euro pro Jahr erzielt).

Für die Berechnung der Steuer wird das Einkommen des Steuerzahlers in zwei Teile geteilt:

- Der allgemeine Teil, der sich aus dem Einkommen aus Arbeit und wirtschaftlicher Tätigkeit zusammensetzt. Auf diesen wird ein progressiver Steuersatz angewandt (der je nach Autonomer Gemeinschaft unterschiedlich hoch ist; in Valencia beginnt er bspw. bei 19,5% für Einkommen bis 12.450 Euro pro Jahr und reicht bis zu 48% für Einkommen über 120.000 Euro pro Jahr)

- Der Sparteil, der sich aus Einkünften aus beweglichem Kapital und Vermögensgewinnen zusammensetzt. Auf diesen wird ein progressiver Steuersatz angewandt, der bei Einkünften bis 6.000 Euro pro Jahr bei 19% beginnt und bei Einkünften über 50.000 Euro pro Jahr auf bis zu 28% steigt.

bb) Vermögensteuer

Die Vermögenssteuer ist eine persönliche und direkte Steuer auf das Vermögen natürlicher Personen. Sie wurde vom spanischen Staat an die Autonomen Gemeinschaften abgetreten. Die Vermögensteuer ist ab einem gewissen Vermögen zu zahlen (auf den Balearen beträgt dies bspw. 700.000 € oder in der Comunidad Valenciana 600.000 €). Für die ständige Wohnstätte des Steuerpflichtigen existiert ein Freibetrag (in der Comunidad Valenciana bspw. von 300.000 €). Von dem Wert des Vermögens werden vermögensmindernde Lasten sowie Verpflichtungen und persönliche Schulden des Steuerzahlers abgezogen. Für Unternehmensbeteiligungen gibt es zudem unter bestimmten Voraussetzungen weitere Befreiungen. Besonders günstig stellt sich aktuell die Situation der Vermögenssteuer im Bundesland Madrid dar: Dort muss ab einem Vermögen von 2 Millionen Euro lediglich eine informative Erklärung agegeben, jedoch (aufgrund eines vollständigen Abzugs) im Ergebnis keine Vermögenssteuer gezahlt werden.

cc) Steuerformular 720

Das Formular 720 ist eine rein informative Erklärung (es sind keine Steuern zu zahlen) über das Auslandsvermögen (sprich das nicht in Spanien belegene Vermögen) des Steuerzahlers. Sie ist abzugeben, wenn der Wert einer oder mehrerer der drei vorgesehenen Vermögenskategorien (Immobilien, Bankkonten und Wertpapiere) 50.000 € übersteigt.

In den Folgejahren nach der erstmaligen Abgabe des Formulars (Frist: 31. März des Jahres nach Aufnahme der Steueransässigkeit in Spanien bzw. erst dann, wenn die Abgabepflicht entsteht) muss die Erklärung nur dann eingereicht werden, wenn sich der Wert einer Kategorie um mehr als 20.000,00 EUR ändert oder bei Übertragung/Löschung der entsprechenden Wertgegenstände/ Konten, etc.

Trotz des rein informativen Charakters ist zu beachten, dass die Sanktionen bei Nichteinreichung oder Fehlen einer Erklärung (bzw. bei der Angabe von falschen oder unvollständigen Informationen) sehr hoch sein können.

dd) „Beckham Gesetz“

Für Arbeitnehmer, Selbstständige, Unternehmer und Geschäftsführern von Gesellschaften, die zu Arbeitszwecken nach Spanien entsandt werden), gibt es ein Sondersteuerregime (bekannt als das „Beckham Gesetz“, da der ehemalige Profifußfballer David Beckham damals davon profitierte).

Damit dieses Sonderregime angewendet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein

• Der Arbeitnehmer darf in den letzten 5 Steuerjahren nicht in Spanien ansässig gewesen sein.
• Der Umzug nach Spanien muss aus einem der folgenden Gründe erfolgen:
  • Beginn eines Arbeitsvertrages, wobei Profisportler ausgenommen sind.
  • Annahme des Amts als Geschäftsführer einer spanischen Gesellschaft, unabhängig davon, ob der Geschäftsführer selbst Anteile an der Gesellschaft hält (außer im Falle von Vermögensgesellschaften. Bei solchen muss die Beteiligung unter 25 % liegen).
  • Die Ausübung einer unternehmerischen Tätigkeit oder
  • Die Erbringung von Leistungen an neugegründete Unternehmen sowie hochqualifizierte Arbeitskräfte.

Die beiden letztgenannten Fälle wurden 2023 eingeführt, und sind, obgleich sie im Allgemeinen positiv zu bewerten sind, da sie den Kreis der potenziellen Begünstigten der Sonderregelung erweitern, mit erheblicher Rechtsunsicherheit verbunden, da sie der Einhaltung strenger Anforderungen und Verwaltungsformalitäten unterliegen, insbesondere der Einholung eines positiven Berichts der ENISA (Empresa Nacional de Innovación, S.A.).

• Es dürfen keine Einkünfte bezogen werden, welche als über eine Betriebstätte bezogene Einkünfte zu qualifizieren sind.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können natürliche Personen auf Antrag als Nichtresidente besteuert werden. Die Sonderregime gilt ab dem Jahr des Zuzugs nach Spanien und für die fünf darauffolgenden Steuerjahre.

Der wesentliche steuerliche Vorteil ist der anwendbare Steuersatz für Arbeitseinkommen, der für Einkommen bis zu 600.000 € fest bei 24 % und für Einkommen über 600.000 € bei 47 % liegt. In der Regel ist diese Regelung attraktiv, wenn das Arbeitseinkommen 60.000 € pro Jahr übersteigt und somit der effektive Einkommensteuersatz über 24 % liegt.

ee) Selbstständige Tätigkeit

i) Sozialversicherungspflichten

Als selbstständiger Unternehmer oder Freiberufler sind Sozialversicherungsbeiträge für Einzelunternehmer (sogenannte „Autónomos“) zu zahlen. Die Mindesteinzahlung liegt bei rd. 3.500 EUR im Jahr. Nach aktuellem Recht ist die Höhe der Einzahlung vom Umsatz unabhängig, d.h. der Unternehmer darf die Höhe der Beiträge innerhalb des vorgegebenen Rahmens (der Höchstbeitrag liegt bei knapp etwas über 14.500 €) selbst bestimmen.

Jedoch können Selbstständige, die ihre Tätigkeit gerade erst beginnen, auf Antrag einen stark ermäßigten pauschalen Sozialversicherungsbeitrag ("tarifa plana para autónomos") für die ersten zwei Jahre zahlen, vorausgesetzt, dass sie bestimmte Bedingungen erfüllen (insbesondere dass sie in den letzten fünf Jahren nicht in Spanien als Selbständige steuerlich angemeldet waren). Der Beitrag steigt in diesem Zeitraum dann progressiv von 60 € im ersten Jahr bis auf knapp 200 € im zweiten Jahr. Nach den zwei Jahren ist der normale Beitrag zu leisten.

ii)  Steuerpflichten

Als Unternehmer müssen Sie sich vor Aufnahme Ihrer Tätigkeit beim Finanzamt steuerlich anmelden (Formular 036) und dabei angeben, welche Tätigkeiten Sie in Spanien ausüben werden.

Auf Quartalsbasis müssen folgende Steuererklärungen abgeben werden:

• Umsatzsteuervoranmeldungen.
• Abschlagszahlungen auf die Einkommensteuer, es sei denn, die Einkünfte unterliegen zu mehr als 70% einer Quellensteuer (z.B. bei Abrechnung gegenüber spanischen Unternehmenskunden). Der Steuersatz der Abschlagszahlungen liegt bei 20% des deklarierten Quartalsgewinns.
• Ggf. andere Erklärungen (z.B. in dem Fall, dass der Steuerpflichtige quellensteuerpflichtig gegenüber anderen Selbständigen oder einem Mieter ist).

Jährlich sind eine Einkommensteuererklärung und neben weiteren informativen Erklärungen (z.B. Steuerformular 720) eine zusammenfassende Umsatzsteuererklärung abzugeben.

4. Welche arbeitsrechtlichen Aspekte sind zu beachten?

Die Tatsache, dass Sie künftig von Spanien aus Ihrer Arbeit nachgeben, kann natürlich auch Auswirkungen auf Ihre arbeitsrechtliche Situation haben.

Dabei ist ganz genau jeder Einzelfall zu betrachten. Sollte Sie Ihr Unternehmen bspw. zum Arbeiten nach Spanien schicken, könnte es sich um eine Entsendung halten, für die eigene Regeln gelten. Im Rahmen einer Entsendung sind sie weiterhin über Ihr Heimatland krankenversichert und zahlen dort Beiträge zur Sozialversicherung. Zum Verischerungsnachweis müssen Sie vor der Entsendung bei Ihrer Krankenkasse das sogenannte „A1“-Formular beantagen und in Spanien dann stets bei sich führen. Die Entsendung nach Spanien darf bis zu zwei Jahren betragen und muss den spanischen Behörden gemeldet werden.

Wir gehen hier aber von dem Fall aus, dass es Ihrem Arbeitgeber schlicht egal ist, von wo aus Sie Ihrer Arbeit im Homeoffice nachgehen. In jedem Fall sollten Ihren Arbeitgeber informieren, dass Sie künftig aus Spanien arbeiten wollen (da dies diverse Auswirkungen hat, die sich von einer Arbeit im Homeoffice in Deutschland unterscheiden).

Grundsätzlich sind zwei Szenarien denkbar: Sie arbeiten schlicht mit Ihrem bestehenden Arbeitsvertrag weiter (von Spanien aus). Dieser Vertrag wird weder angepasst noch in Spanien angemeldet. Diese Alternative ist möglich, birgt jedoch erhebliche Risiken. So ist bspw. der Gerichtsstand (wo Sie im Streifall klagen müssen bzw. verklagt werden können) und der Ort der Arbeitsleistung zu klären (insbesondere wenn Ihr Arbeitsvertrag hierzu Details regelt). Elementar ist, dass Sie stets über eine ausreichende Krankenversicherung verfügen.. In dieser Konstellation sollten Sie sich in jedem Fall bei einem Experten informieren, der sich in beiden Rechtsordnungen auskennt. Nach 24 Monaten ununterbrochener Arbeit aus Spanien werden Sie in jedem Fall in die spanische Sozialversicherung eingegliedert, spätestens zu diesem Zeitpunkt ist die arbeitsrechtliche Situation anzupassen.

Alternativ und sauberer ist der Weg, dass Sie einen (zweisprachigen, ansonsten ist eine Übersetzung in Spanische notwendig) Arbeitsvertrag nach spanischem Recht mit Ihrem ausländischen Arbeitgeber abschließen bzw. Ihren bisherigen Vertrag entsprechend modifizieren. Im Anschluss ist dieser Vertrag bei den spanischen Arbeits- und Sozialversicherungsbehörden zu melden. Ihr ausländischer Arbeitgeber zahlt in dieser Konstellation in die spanische Sozialversicherung ein (Sie über den Arbeitnehmeranteil auch), von den Gehaltsabrechungen wird die spanische Lohnsteuer (Einkommensteuer) einbehalten. Der Vorteil dieses Szenarios ist, dass Sie am öffentlichen Gesunsheitssystem in Spanien teilhaben (und so krankenversichert sind) und zudem in Spanien in das Rentensystem einzahlen. Voraussetzung in dieser Konstellation ist, dass Ihr Arbeitgeber zuvor amtlich sowohl beim spanischen Finanzamt als auch bei der Sozialversicherung (Seguridad Social) registriert wird.

Sollten Sie planen, künftig im Homeoffice aus Spanien zu arbeiten, ist es in jedem Fall ratsam, Ihren Arbeitgeber möglichst früh in Ihre Planungen einzubeziehen und sich entsprechend beraten zu lassen.

5. Welche handelsrechtlichen Erwägungen können in Betracht gezogen werden?

Eine berufliche Tätigkeit kann in Spanien auch über eine Gesellschaft durchgeführt werden, etwa über eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach spanischem Recht (sociedad limitada, SL). Der Vorteil liegt darin, dass die Haftung des Gesellschafters auf die Einlage begrenzt ist und er darüber hinaus nicht mit seinem Privatvermögen haftet. Zudem kann die Arbeit über eine spanische Gesellschaft ausländischen Unternehmen aufgrund der implizierten Verbundenheit mit dem spanischen Markt in der Praxis die Akquise spanischer Kunden erleichtern.

Ausländer, die nicht in Spanien ansässig sind, können quasi uneingeschränkt Gesellschaften in Spanien gründen und die Geschäftsführung übernehmen, selbst dann, wenn sie keine Aufenthalt- oder Arbeitsgenehmigung in Spanien haben. Zudem kann die Gründung einer Gesellschaft für Nicht-EU-Bürger sofern bestimmte zusätzliche Voraussetzungen erfüllt werden, auch ein Weg sein, eine Aufenthaltsgenehmigung für Spanien zu erlangen.

Gründet nur eine Person die Gesellschaft, so spricht man von einer Einpersonengesellschaft (sociedad unipersonal, SLU).

Zunächst setzt die Gründung der Gesellschaft die Reservierung des Wunschnamens beim Zentralen Handelsregister von Madrid voraus. Ist der gewünschte Name noch nicht vergeben bzw. existiert keine andere Gesellschaft deren Name ähnlich ist, sodass Verwechslungsgefahr besteht, stellt das Register eine Bescheinigung über die Reservierung des Namens aus.

Sobald der Name erfolgreich reserviert wurde, kann das Gesellschaftskonto bei einer spanischen Bank eröffnet werden. Hierzu ist der Bank die Bescheinigung über den Gesellschaftsnamen unter Angabe des gewünschten Stammkapitals zu übersenden, wobei das gesetzlich vorgegebene Mindeststammkapital derzeit 3.000,00 € beträgt. Sobald das Kapital auf das neueröffnete Konto eingezahlt wurde, erstellt die Bank eine Bescheinigung über die Einzahlung, die später dem Notar im Rahmen der Unterzeichnung der Gründungsurkunde vorzulegen ist. Alternativ kann der Gesellschaftsgründer im Rahmen der Gründung vor dem Notar auch die Versicherung abgeben, dass das Stammkapital auf ein bestehendes Gesellschaftskonto eingezahlt wurde und er für diesen Umstand gegenüber der Gesellschaft und Dritten haftet, ohne dass er dies dem Notar nachweist. Dies entbindet den Gesellschafter allerdings nicht von der Pflicht zur Leistung der Einlage, sodass von dieser Möglichkeit nur in Ausnahmefällen Gebrauch gemacht werden sollte.

Parallel dazu ist die Gesellschaftssatzung zu erstellen, die, neben dem Gesetz, die rechtlichen Grundlagen der Gesellschaft regelt.

Liegen die Bescheinigung über den Gesellschaftsnamen, die Gesellschaftssatzung, die NIE des Gesellschafters und des späteren Geschäftsführers und ggfls. die Bestätigung der Bank vor, kann die Gründungsurkunde vor einem spanischen Notar unterzeichnet werden.

Wurde die Urkunde unterzeichnet, ist sie bei dem Handelsregister einzureichen, das für die Provinz innerhalb deren Gebiets der gewählte Gesellschaftssitz liegt, zuständig ist, einzutragen.

Ab Einreichung der Gründungsurkunde ist bis zur Eintragung mit einer Dauer von 3 Wochen zu rechnen. Nach der Eintragung im Handelsregister ist die Gesellschaft beim Finanzamt anzumelden. Im Rahmen dieser Anmeldung wird die Steueridentifikationsnummer der Gesellschaft vergeben, die auf allen Rechnungen anzugeben ist. Die geschäftsführenden Gesellschafter einer SL werden, wenn sie für ihre Tätigkeit als Geschäftsführer bezahlt werden, als Selbstständige veranlagt, wenn ihre Beteiligung an der Gesellschaft 25% übersteigt.